オンラインマネジャーハンドブック

チームのパフォーマンス向上に重要な「居場所体験」で見直すべき、オンライン時代のマネジャーに求められることとは?

2020.12.8

「アフターコロナ」に向けて、在宅勤務の導入など新しい働き方が受け入れられつつあります。しかし、ビデオ会議やチャットを活用することで、コロナ以前と遜色なく仕事ができると口ではいいつつも、対面では問題のなかったマネジメントがオンラインになって違和感を覚えるマネジャーの方も多いのではないでしょうか。

リ・カレントでは、その違和感の正体は「居場所体験(=チームの中で、”自分の居場所”を感じられる体験)」の喪失であると考えています。そこで、オンラインでのマネジメントにおける課題とチームパフォーマンスを向上するためのマネジメントの見直すポイントを解説するとともに、リ・カレントが開発したマネジャーのためのクイックリファレンス「オンラインマネジャーハンドブック」をご紹介致します。

仕事の時間を減らして、居場所体験をつくる時間を増やすオンラインマネジメント
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オンラインマネジメントにとって「最大の敵」は何か?

テレワーク環境下でのマネジメントの問題

コロナ以降、テレワークの導入により職場でのコミュニケーションに変化を感じた方は多いのではないでしょうか。株式会社パーソル総合研究所の調査によると、テレワーク下で不安に感じることのうち最も多かった回答が、「相手の気持ちが分からないこと」でした。物理的に相手の様子が見えないことで、相手がどう思っているのか、どんな状況なのかが分からないことに不安ややりづらさを感じる人が多いようです。

テレワーク環境になり、非対面だと相手にどう思われるか分からないことで上司・部下お互いにうまくいかないと感じている場面があるかもしれません。

チームにこんな現象が起きていたらマネジメント赤信号!見直すべきマネジメント

テレワークに移行してから、こんな現象が職場で起こっていないでしょうか。

・マネジャーや中間リーダーが、テレワーク以前より忙しそうにしている
・新卒や若手社員の仕事に対する意欲が減退しているようにうかがえる

本来なら部下に任せるべきタスクを上司が巻き取ってしまい、上司がタスクに忙殺され、部下とのコミュニケーションが減ってしまう。部下は分からないこと・不安なことがあっても上司に質問できず、在宅環境で独りになりやる気を失ってしまう・・・。こうなるとチームの士気が下がり、組織のパフォーマンスも落ちてしまいます。

チームメンバーの意欲にもし問題が見られるなら、メンバーのモチベーションアップではなく、マネジメントに真の課題があるかもしれません。さらに、マネジャー一人ひとりがマネジメントの基本を振り返ることも必要ですが、重要なことはマネジャーがマネジメントをできるようになることではなく、マネジメントによってチームの「居場所体験」を作ることです。

チームのパフォーマンス向上に重要な「居場所体験」とは?

チームパフォーマンスを高める3大要素

そもそも、「居場所体験」とはどのようなものでしょうか?「このチームには自分の居場所を感じられる」という感覚を言語化すると、「共通体験」や「一体感」「お互いへの信頼」等が「居場所体験」につながっていると考えられます。職場における居場所体験は、テレワークになったことでどのような変化があったのでしょうか。

とある青年会議所の事例で、コロナ以前は飲み会など頻繁に顔を合わせる機会があったところ、それらの会合がなくなったことで、メンバー同士の結束力が弱くなり、今までになかったような問題が起きるようになりました。なぜこのような問題が起きたのでしょうか。

「メラビアンの法則」を引用すれば、非言語情報によるコミュニケーションが減ったことが関係していると考えられます。人とコミュニケーションをとるとき重視される情報は、視覚・聴覚情報(非言語情報)が全体の93%を占め、言語情報は7%でしかないという研究結果があります。つまりテレワークでテキスト中心のコミュニケーションに変化し、非言語情報のコミュニケーションが減ったことで、信頼関係の醸成が難しくなったことが要因と考えられます。

チームパフォーマンスを高める3大要素

テレワーク環境に限らず、チームパフォーマンスを高めるには、個々のチームメンバーの力とメンバー間のコミュニケーションが肝要となります。各チームメンバーにおいては、次の3つの要素が重要です。

①チームベクトル(個々の思考)
②チームアビリティ(個々のスキル)
③チームエネルギー(個々のモチベーション)

これら3要素が働くための前提となるのがコムレイドシップ(=居場所体験)であり、チームメンバー同士が「自分たちは仲間だ、このチームにいて大丈夫」と安心できることです。コムレイドシップがなければいくら個々の力を伸ばしてもチームパフォーマンスが向上しません。

チームパフォーマンスを高める3大要素

コムレイドシップがあるチームとないチームでは、マネジメントが大きく異なります。コムレイドシップがあるチームでは、部下が上司と話しやすい状態であるため、良好な報連相が行われ、効率的な業務遂行がなされた結果上司と部下の信頼が築かれ、さらに関係性が向上していきます。

一方、コムレイドシップが少ないチームでは、部下が上司と話しづらい状態であるため、報連相が十分に行われず、業務がうまくいきません。上司と部下で不信感が生まれ、さらにコミュニケーションが減っていくというマイナスのスパイラルに陥ってしまいます。

テレワーク環境では上司と部下お互いの顔が見えないため、部下は上司がどう思っているかが分からず不安で話しづらく、上司も部下が話しづらいと感じていることが見えないのでコミュニケーションが改善しづらい状況にあります。

居場所体験をつくる工夫

では、リモート環境でもチームの3要素を働かせ、パフォーマンスを向上させるためにはどうすればいいでしょうか。要素ごとにポイントをお伝えします。

①チームエネルギー(個々のモチベーション)向上のポイント:顔を使い分ける

オンラインでの打合せの時、「マネジャーとしての顔=まじめな表情」と、「仲間としての顔=笑顔」を使い分けて情報収集するのがポイントです。業務の進捗状況の報告などマネジメント上確認しなければならない事項はマネジャーとしてのまじめな顔で聞きつつ、何か不安や不満に感じていること、困っていることはないか?等を聞くときは、仲間としての顔で尋ねます。コミュニケーションをするとき相手の顔につられるもので、自分が笑顔だと相手も笑顔になって話しやすくなります。

②チームベクトル(個々の思考)向上のポイント:やり方よりもあり方をマネジメントする

チームの方向性は、DO(やり方)よりもBE(あり方)を合わせていくことがポイントです。やり方をマネジメントすることは、業務の効率性や確実性を高めるために効果はありますが、上司の指示に部下が従うような上下の関係になってしまいがちです。
一方で、あり方をマネジメントすることは、共通認識や目標の共有等を行うことで、チームの文化・風土を醸成します。オフィスで顔を合わせていれば雑談のなかで話すことが多かったところでは、リモートでは意図的にこれらのコミュニケーションの機会を増やす必要があります。

③チームアビリティ(個々のスキル)向上のポイント:お互いを知り、高めあう時間をつくる

個々のスキルが発揮されにくいと感じられる場合、チーム成長の4段階においてどのフェーズにあるのかを考えることで、打ち手が見えてくるかもしれません。チーム成長は形成期→混乱期→統一期→機能期の4段階を経るといわれており、形成期~混乱期のチームはお互いに遠慮してしまい言いたいことが言えなかったり、逆に個人の意見がぶつかり合いうまく個人の力が発揮されない場合があります。これを乗り越えるためには、お互いを承認・理解し、受け入れることが必要ですが、リモートでは意図的にこれらのコミュニケーションの機会をつくる必要があります。

最後に、チームでの良好なコミュニケーションの土台となるコムレイドシップ(居場所体験)の醸成には「共通体験」が重要です。例えばオンライン飲み会やワーケーション、オンラインゲーム等、みんなで一緒の体験をすることが話しやすさにつながります。

テレワーク環境では、PDCAサイクルに則り計画に沿った業務遂行や成果を評価するマネジメントになりがちですが、それだけではなく経験学習サイクルであるDLTGサイクル(DO→LOOK→THINK→GROW)も合わせたチームによる学習・成長が求められます。

経験学習DLTGサイクル

マネジャーは業務が計画通りできたかどうかだけでなく、チームで起こっていることをよく観察し、個々のモチベーション・思考・スキルの向上そしてコムレイドシップの醸成において何ができるか考える必要があるのではないでしょうか。

「オンラインマネジャーハンドブック」のご紹介

テレワーク環境におけるオンラインマネジメントの問題の本質は「居場所体験」の喪失にあること、またテレワーク環境でも居場所体験をつくりチームパフォーマンスを向上するためのマネジメントのポイントについてお伝えしました。

ただ、問題が起きたとき、誰にも聞けず独りになるのは部下だけでなくマネジャーも同じ。コロナという未曽有の事態において、日々起こる問題に対応するのはマネジャーにとってもストレスです。

そこで、リ・カレントでは日常業務で起こるシーンごとに「こんなとき、どうすれば?」をクイックリファレンスできる、「オンラインマネジャーハンドブック」を開発しました。

オンラインマネジャーハンドブックは下記3つのポイントに沿って構成されています。

①仕事の標準時間を設定し、自己管理をトレーニング

タスクの標準時間を設定して業務指導を行うことはOJT施策において重要です。特にリモート環境では時間管理が難しくなります。本ハンドブックは些細な仕事も標準時間を見積もり、PDCAを回すことで自己管理をトレーニングするよう設計しています。

②科学的に証明された15分ルールを採用

「15分ルール」とは、15分間は自分で考え、それでも解決しなければすぐに助けを求めるというものです。この15分ルールは集中力を最大化すると言われています。

③日常業務で直面するタスクごとにチェックリストを整備

リモートワークの実践知を体系化し、メンバーを指導する上で困りがちなタスク、高い頻度で直面するタスクを取り上げました。一般的なハンドブックでは「1on1で部下を指導するとき」など場面が限定されていて汎用性が低いのに対し、本ハンドブックでは「読む」「書く」「話す」など、日常的なシーンごとに整理しているため使いやすく、メンバーとハンドブックを読み合わせながら共通認識を得ることができます。

リ・カレント|オンラインマネジャーハンドブック全体像

ハンドブックでは6アクション30のテーマにおいて、より効率的に業務を行い、上司・部下でよりよい関係性を築けるような具体的な取り組みや実践例を整理しています。

<ハンドブック一例>

オンラインマネジャーハンドブック|仕事の進捗把握の1on1 1P

オンラインマネジャーハンドブック|仕事の進捗把握の1on1_実践例

また、こちらのハンドブックを紹介した目からウロコのHRDセミナーでは、参加者がマネジャーだと想定したケーススタディを用い、ハンドブックなしで部下への対応を考え、ハンドブックを用いた場合それがどのように変化するかを体験するワークを行いました。

ハンドブックは、マネジャー・リーダーの自己成長のツールとして活用できるだけでなく、上司と部下で共有し適宜取り入れることでコミュニケーションの質が向上し信頼関係の醸成に役立ちます。また業務の時間短縮ができるので、生まれた余裕でメンバーの居場所体験を生み出すことに注力できるようになります。

アフターコロナの職場環境に適した新しいマネジメント

対面では問題のなかったはずのマネジメント業務が、オンラインになって問題となる本質は本質は「居場所体験」であることと、居場所体験を創出しチームパフォーマンスを高めるマネジャーの関わりのポイントについて解説しました。

みなさまの職場が、アフターコロナの職場環境に適した新しいマネジメントを導入し、「居場所体験」が生まれ、メンバーがイキイキと働ける場になれば幸いです。

(目からウロコのHRDセミナーでは、オンラインマネジャーハンドブックは一部シーンのみの紹介でしたが、全編をご覧になりたい方はリ・カレントまでお問い合わせください)

 

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